Les avantages de la signature électronique

La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?

De plus en plus démocratisée depuis la pandémie de la Covid-19 et le changement du mode de travail, la signature électronique devient maintenant indispensable pour les entreprises. D’ailleurs, 26% des entreprises auraient adopté la signature électronique depuis la période de confinement en 2020.

La signature électronique peut se définir comme un outil de signature digitale à distance. En effet, a contrario de la signature manuscrite, la signature électronique s’appose sur un document au format électronique. Aussi nommée signature numérique, elle n’est pas encore totalement acceptée par certains utilisateurs, préférant la manière traditionnelle, néanmoins, elle est très simple et rapide d’utilisation, en plus de sécuriser le document. 

Pour la signature numérique, il existe une réglementation qui l’encadre : la norme eiDAS (Electronic Identification And Trust Service). Cette norme établie trois niveaux de signature différents : simple, avancée, qualifiée. Ces types de signatures diffèrent par rapport au niveau de sécurité quant à la validation de l’identité du signataire et au type de documents qui peuvent être signés. Plus le type de signature est élevé, plus cela permet de signer un certain nombre document et de bénéficier d’une valeur juridique élevée. En revanche, le type de signature qualifiée est plus complexe à mettre en place. La plateforme française LiveConsent est conforme au type de signature avancé.

 

Pourquoi passer à la signature électronique ?

La signature électronique et la signature manuscrite ont exactement la même valeur légale. La signature numérique est infalsifiable et non modifiable. L’identité du signataire est donc authentique et garantie puisqu’elle est définitive, une fois la signature apposée sur le document. 

Ainsi, les objectifs de la signature électronique sont nombreux : garantie de l’intégrité du document, authentification du signataire… Il est important que la signature ne soit pas reproduite par une autre personne. La signature électronique est infalsifiable et non modifiable. De cette manière, juridiquement parlant, elle constitue une preuve de consentement, car elle tout aussi valable que la signature manuscrite depuis les années 2000 selon le Code civil.

La solution représente également d’autres nombreux avantages comparés à la signature manuscrite. L’atout principal de cette solution est le gain de temps. Il est maintenant possible en quelques clics de signer un document PDF et de l’envoyer à son destinataire dans les plus brefs délais. Simple d’utilisation, la signature électronique peut se faire sur tout type de support : téléphone, tablette, ordinateur et autres objets connectés permettant de visualiser un document PDF. De plus, la signature électronique fait faire de grosses économies : plus de frais d’envoi ou de déplacement, ni besoin de dépenser un gros budget dans tout ce qui est nécessaire à l’impression ou à l’envoi d’un document, comme l’encre, le papier, les enveloppes, timbres et autres. Ce matériel peut parfois représenter un budget conséquent selon le volume de documents à envoyer.

La digitalisation de ce processus nécessite de passer par une plateforme spécialisée. Ces plateformes offrent de nombreuses fonctionnalités pour faciliter et fluidifier l’expérience de signature électronique. Il est par exemple possible d’ajouter des zones textes de formulaire chez LiveConsent.

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La signature électronique chez LiveConsent 

LiveConsent vous permet aussi d’apposer un paraphe sur vos documents électroniques. Le paraphe représente les initiales du signataire qui sont souvent demandées en bas à droite de chaque page d’un document. Cette option n’est pas obligatoire, mais il doit nécessairement être accompagné d’une signature pour la validité du consentement. Le paraphe sert à s’assurer que le signataire a bien pris connaissance de chaque page d’un document, sans passer directement à la dernière page et ne pas avoir lu l’intégralité de ce dernier.

De plus, la plateforme vous permet de sécuriser vos documents, notamment grâce au coffre-fort numérique ou encore au système d’horodatage. Le coffre-fort numérique permet de conserver et de stocker n’importe quel document sur votre espace client. Le système d’horodatage, lui, permet de déterminer la date et l’heure à laquelle le document et la signature ont été faits. En cas de litige, cela peut constituer une preuve irréfutable. On retrouve également des options comme la multi-signature, la zone de formulaire ou le paraphe. La multi-signature est une fonctionnalité permettant à la fois de faire signer une personne sur plusieurs zones de signature différentes, mais aussi faire signer plusieurs personnes sur un même document. Cela peut se produire notamment sur un devis ou une convention de stage. La signature électronique, par les fonctionnalités qu’elle implique, mais aussi par les nombreux avantages est un atout majeur pour les entreprises d’aujourd’hui.

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